Privacyverklaring

Algemeen

  • Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.
  • Deze privacyverklaring geeft heldere en transparante informatie over hoe Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW met de persoonsgegevens omgaat. Er wordt alles aan gedaan om uw privacy te waarborgen en Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW gaat daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW houdt zich steeds aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation)
  • Dit betekent dat wij volgende principes hanteren:
    • Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
    • De verwerking van uw persoonsgegevens is strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
    • Uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de toepasselijke wettelijke grondslagen, zoals toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.
    • De passende technische en organisatorische maatregelen werden en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
    • Er geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
    • Ervoor gezorgd wordt dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens én dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.
  • Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
    • Naam club: Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW
    • Emailadres: info@turnkringdehoop.be

Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

  • Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:
    • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen & wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van de gemeente Lanaken, Gymfed en andere bevoegde sportorganisaties. (uitvoering van de overeenkomst)
    • Het versturen van clubcommunicatie, praktische informatie, uitnodigingen en mededelingen over trainingen, wedstrijden, evenementen, vakanties en andere activiteiten van de club . (gerechtvaardigd belang)
    • Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
    • Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)
    • Vrijwilligerswerk in het kader van evenementen of het faciliteren van de werking van onze club. (gerechtvaardigd belang)
    • Deelname aan wedstrijden, stages of activiteiten georganiseerd door sportfederaties of andere bevoegde organisaties (gerechtvaardigd belang).

Welke gegevens worden verwerkt?

  • Op basis van de hierboven vermelde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt.
    • Identificatiegegevens:
      Lid: Naam, voornamen, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail, gender
      Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
    • Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid:
      identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving internationale wedstrijden)
    • Persoonlijke kenmerken:
      (Sporttechnische) diploma’s
    • Gezondheidsgegevens:
      Enkel gegevens die noodzakelijk zijn in het kader van blessurepreventie, medische geschiktheid of verzekeringstechnische opvolging worden verwerkt.
  • Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt via inschrijvingsformulieren, het online ledenbeheersysteem van Gymfed, onze website, e-mail of persoonlijk contact. Wij verzamelen geen persoonsgegevens via andere bronnen, tenzij dit noodzakelijk is voor de werking van de club of wanneer dit wettelijk toegestaan is.

Wie verwerkt de gegevens?

  • De persoonsgegevens worden verwerkt door Koninklijke Turnkring De Hoop Rekem vzw in het kader van haar ledenbeheer en clubwerking.
    Voor de administratieve verwerking van inschrijvingen en ledengegevens maakt de club gebruik van het ledenbeheersysteem van Gymfed. Hierbij worden persoonsgegevens verwerkt volgens de afspraken en voorwaarden die van toepassing zijn binnen het Gymfed-platform.
    Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van de club, zoals verzekeringspartners of bevoegde overheidsinstanties.

Verstrekking aan derden

  • De gegevens die u aan Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW verstrekt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven doeleinden.
  • Zo worden onder meer de gegevens verstrekt aan een derde (verwerker) voor:
    • Gymfed: verwerking van ledengegevens via het online ledenbeheersysteem voor inschrijvingen, verzekeringen en administratieve ondersteuning van de clubwerking.
    • Ethias: verwerking ongevaldossiers
    • Lokale overheid: bekomen van subsidies
  • Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan andere verwerkers dan deze waarmee Koninklijke Turnkring De Hoop Rekem vzw passende afspraken heeft gemaakt rond de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
  • In de verwerkersovereenkomst worden de nodige en afdwingbare afspraken opgenomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
  • De verstrekte gegevens zullen niet aan derden worden doorgegeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
  • Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens, voor de intrekking van die toestemming.
  • Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit noodzakelijk is voor de werking van de club of voor deelname aan specifieke sportactiviteiten.

Minderjarigen

  • Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien hiervoor toestemming werd gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij de club geven ouders of wettelijke vertegenwoordigers toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap en de aansluiting bij Gymfed.

Bewaartermijn

  • Koninklijke Turnkring De Hoop Rekem vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen. Bewaartermijnen kunnen verschillen afhankelijk van het doel waarvoor de gegevens verwerkt worden.

Beveiliging van de gegevens

  • Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
    • Alle personen die namens Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.
    • Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen.
    • Als er aanleiding toe is zorgt de organisatie ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.
    • Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
    • De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.
    • De medewerkers van onze club zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

  • U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW over u of uw kind verwerkt. Via het hoger vermeld adres kan u de club contacteren. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit niet mogelijk is, gebeurt de verwijdering na het beëindigen van het seizoen, rekening houdend met eventuele wettelijke bewaartermijnen.
  • U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te laten beperken. Dit betekent dat uw gegevens tijdelijk niet verder verwerkt worden, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van bepaalde gegevens betwist of bezwaar maakt tegen een verwerking.
  • Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) wanneer u bezwaar wenst te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.
  • U heeft het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens te laten overdragen aan uzelf of, indien technisch mogelijk, aan een andere organisatie. Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW kan u vragen om u te identificeren voordat aan een dergelijk verzoek wordt voldaan.

Klachten

Publicatie foto’s/beeldmateriaal

  • Tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de club kunnen foto’s en video’s gemaakt worden voor communicatie- en promotiedoeleinden. Dit beeldmateriaal kan gebruikt worden via de website, sociale media, nieuwsbrieven, brochures en andere officiële communicatiekanalen van Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW.
    De club respecteert hierbij de privacykeuzes die door leden of hun ouders/wettelijke vertegenwoordigers werden doorgegeven via het inschrijvingssysteem van Gymfed. Foto’s en video’s worden zorgvuldig gebruikt en worden niet gepubliceerd met vermelding van persoonlijke gegevens.
    Indien u uw keuze met betrekking tot het gebruik van beeldmateriaal wenst aan te passen, kunt u dit melden aan de club via de gekende contactgegevens.

Wijziging privacyverklaring

  • Koninklijke Turnkring ‘De Hoop’ Rekem VZW kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste wijziging gebeurde op 14 juli 2026.